Hoe kan ik in een multi project omgeving mijn target halen?

Application Developer Henk maakt voor zijn project een projectplan. Hij heeft met zijn baas afgesproken dat hij het project (een nieuwe applicatie) nog dit jaar gaat opleveren. Hij heeft voor een aantal taken het testcentrum nodig. Dit testcentrum met 5 medewerkers wordt gebruikt voor het testen van nieuwe applicaties en voor technische ondersteuning in de markt. In totaal zijn er 15 Application developers en 5 Technical support medewerkers die gelijktijdig gebruik maken van het testcentrum.

Zijn projectplan ziet er degelijk en goed doordacht uit. Hij heeft het samen met twee ervaren collega's opgesteld. Voor elke taak is de hoeveelheid manuren en functies vastgesteld. Omdat hij weet dat hij de medewerkers van het testcentrum moet delen, bouwt hij een tijdbuffer in van 30% op de totale lengte van het project. Hij gaat ervan uit dat hij af en toe in de wachtrij komt. Met deze buffer van 30% komt hij ergens in oktober 2013 uit. Prima dus, mooi binnen de target.

Na het toevoegen van dit nieuwe project in de pijplijn van alle lopende projecten komt de grote schok. Het testcentrum blijkt een zwaar belaste resource groep te zijn. Gevolg, het project van Henk komt in de wachtrij en naar verwachting zal pas ergens rond eind januari / februari 2014 het project klaar zijn. Tenminste als er geen rare dingen gebeuren. 

Teleurgesteld vraag Henk zich af hoe hij in een multi project omgeving zijn target kan halen?

Is dit bovenstaande verhaal herkenbaar? 

Nu verwacht ik dat een aantal van jullie mij gaan uitleggen dat deze onderneming eens moet beginnen met portfolio management. Maar dat doen ze al. Probleem alleen is dat op portfolio niveau het project van Henk wel paste maar in de uitvoering blijken de zaken anders te liggen.

Hoe komt dat?

M.i. ligt er een kloof tussen portfolio management (strategisch) en multi project management (tactisch / operationeel). Portfolio management is een proces dat gebaseerd is op voornamelijk aannames in de toekomst. Vervolgens worden de gekozen projecten individueel uitgewerkt en in de pijplijn geplaatst. In de uitvoering blijken aannames niet te kloppen. Vertragingen treden op en de uitvoerenden krijgen de zwarte piet. 

Wat missen we?

De feedback loop tussen portfolio management en multi project management is niet of slechts gebrekkig aanwezig. Als het al bestaat, dan geeft het enkel een overzicht van de voortgang van de projecten. Maar dat is niet voldoende. Wat ontbreekt is een overzicht van de voortgang van alle resource groepen. Met behulp van deze informatie kun je veel beter een multi project organisatie aansturen. 

Ik lees graag jullie reacties