Ik doe dan de volgende 3 dingen:
- Per resource groep vraag ik wat hun geplande capaciteit is.
- Per resource groep bereken ik de belading.
- Per resource groep meet ik de output.
Geplande capaciteit is de verwachting van de medewerkers hoeveel % van hun tijd zij effectief werk opleveren. Voorbeeld. 4 personen verwachten 75% effectief te zijn. Dat levert 4 * 0,75 = 3 manuren per uur.
Belading: dat is de vraag die voortkomt uit alle projecten gebaseerd op de inschattingen en projectplan. De vraag wordt berekend in manuren per uur.
Output: als iemand in een week slechts een taak van 10 manuur oplevert, dan is zijn output die week 10 manuur van 40 uur, dus 0,25 manuur per uur. De output is altijd gebaseerd op de schatting van het werk.
Al deze data wordt per groep vastgesteld. Onderstaande grafiek geeft een voorbeeld van de startsituatie van een klant. Let op, dit is over alle projecten berekend, het hele portfolio dus.
Let op: dit is geen extreem voorbeeld, dit is de situatie die ik bijna overal tegenkom. De belading is vaak meer dan 2 maal de capaciteit. Maar de output is vaak minder dan de helft van de capaciteit. De discrepantie tussen belading en output is de oorzaak van de problemen.
Met behulp van deze informatie gaat de klant aan de slag. Allereerst wordt gekeken hoe de output omhoog kan. Simpel gezegd, FOCUS. Ten tweede moet de belading omlaag en in overeenstemming komen met de nieuwe output (portfolio management).
Het verhogen van de output is het eenvoudigst. Dat gaat vanzelf als mensen de kans krijgen zich te concentreren op hun werk. Het verlagen de belading vergt meer inspanning. Dat is een politiek proces omdat een aantal projecten stopgezet moeten worden.
Wij noemen bovenstaand proces het bewaken van de voortgang bij de resource groepen in een multi project omgeving. Middels onze software FLOW MPM ziet de klant heel snel waar knelpunten optreden. Dan is er meestal nog tijd genoeg om in te grijpen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten