Gebruiken jullie zelf FLOW MPM?

Altijd weer krijg ik die vraag en dan moet ik omslachtig uitleggen dat het in ons geval niet veel zin heeft. Ik voel mij daar altijd ongemakkelijk bij. Maar sinds de nieuwe functionaliteit van oktober 2013 zijn wij in staat om een overzicht te geven van de capaciteit, belading en output op persoonsniveau zonder de noodzaak tot microplanning. Dat laatste is belangrijk omdat wij een broertje dood hebben aan microplanning. Wij beschouwen dat als een zinloze activiteit omdat de realiteit je al ingehaald heeft voordat de inkt van je microplanning droog is.

Ik besloot op 7 november al mijn activiteiten in projectplannen te verwerken. Na een uur was ik daarmee klaar. Nog zo’n voordeel van macro plannen. Direct alles in FLOW MPM doorgerekend en gekeken naar de taaklijst en beladingsgrafiek.

Resultaat taaklijst:

Dat ziet er gelukkig niet slecht uit. Slechts een spoedklus die in een dag afgerond kan zijn. En zolang de prio (kolom 1) onder 1 staat, ben ik nog niet te laat. Klik op de foto voor meer detail.

Resultaat beladingsgrafiek.

Oeps, dat is niet best. Ik zal het even uitleggen wat er staat.

De Y-as is uitgedrukt in manuren per uur. Mijn capaciteit (de stabiele blauwe lijn) is geschat op 75%. Ik verwacht dus per uur gemiddeld een output te hebben van 0,75 manuur. Zeer ambitieus, maar ik moet ergens beginnen. De andere lijn is de belading op basis van alle taken uit alle projecten die ik moet uitvoeren. Er staat dat ik in november per uur ongeveer 1,6 manuur moet opleveren. 

Dat gaat mij natuurlijk nooit lukken. Tenzij ik het werk zwaar overschat heb, maar dat weet ik nog niet.

Ik moet even van de schrik bekomen. Ik weet uit ervaring dat de belading alleen nog maar zal toenemen omdat ik verwacht dat mijn gewenste output veel lager zal zijn dan de vraag.

Wat te doen?

Ik denk na welke milestones en opleverdata opgeschoven kunnen worden. Bij de opleverdata zit geen rek maar wel bij de milestones. Dat zal enige verlichting kunnen geven maar is niet de oplossing.

Die middag krijg ik een telefoontje of ik een afspraak met iemand wil maken om te praten over de voortgang van mijn promotie onderzoek. Dankzij bovenstaande grafiek is mijn antwoord simpel. Nee, niet voor half december.

Ik ben die dag in staat 7 manuren werk op te leveren. Prima natuurlijk, maar niet genoeg. De volgende dag ziet de beladingsgrafiek er als volgt uit:

De situatie is als verwacht nog beroerder. Dat komt omdat ik maar 0,85 manuur per uur heb opgeleverd terwijl ik het dubbele moest presteren. Ik besluit eens kritisch te kijken naar mijn projectplannen. Gelukkig kan een milestone naar achteren verschoven worden.

Gedurende de dag heb ik mazzel. Een taak kost veel minder tijd dan verwacht. Dat geeft een aardige verlichting. Daarnaast flink kunnen doorwerken omdat ik mij niet laat storen. In het weekend nog wat gedaan en zie hieronder het resultaat.

Nog niet afdoende maar ik ga de goede kant op. Ik moet me wel bewust zijn dat de rek er nu wel uit is. Nu maar hopen dat taken korter duren dan gepland. Ik neem mij voor in de komende week volledig te focussen op de belangrijkste taken.

Ik voel de druk maar ervaar het als gezonde spanning. Doorploeteren zoals op dag 1 heeft geen enkele zin. 

Ik ben zeer blij met deze informatie. Het geeft mij sturing (prioriteiten) en focus (hoge belading). Precies zoals wij het altijd bedoeld hebben voor onze klanten.

Zie hieronder het resultaat van maandag morgen. Ik begin het weer langzaam in de grip te krijgen.