Heeft een taken planning zin in een multi project omgeving?

Als je organisatie bepaalde medewerkers gelijktijdig nodig heeft in meerdere projecten, dan zit je in een multi project omgeving. Het toewijzen van deze medewerkers is lastig. Wij noemen dat resource allocatie. De meeste bedrijven lossen dit op door een gedetailleerde resource planning te maken dat aangeeft wanneer een medewerker van het ene project overstapt naar een ander project en weer terugkomt naar het eerste project. De project plannen zijn gesynchroniseerd op basis van deze gedeelde resource allocaties.

Werkt dit?

Neen, het gaat ervan uit dat de tijdsduur dat medewerkers nodig zijn goed is in te plannen. En dat is helaas niet het geval. Gevolg, bovenstaande werkwijze is voortdurend onderhevig aan verandering met als gevolg continue herplanning. Herplanning van een situatie die niet te plannen is. Kortom, verspilling.

Wij hebben een hekel aan verspilling. Dus ons uitgangspunt is:

" NOOIT HERPLANNEN "

Maar hoe lossen wij dan het resource allocatie probleem op?

Op basis van een project plan met een logische volgorde van taken, inschatting aan manuren en benodigde skill, berekenen wij aktueel de allocatie van medewerkers gebaseerd op de milestones. Daarnaast houden we continu de voortgang van het werk bij de resource groepen in de gaten. Zolang dat goed is, zien we dat terug in de voortgang bij de projecten. Wij maken dus alleen een planning van de milestones en niet van de start en einddata van taken.

We hoeven alleen nog maar te letten op de voortgang bij de resource groepen. Als deze niet voldoende is, gelijk ingrijpen.

Voordelen:

• altijd aktueel
• geen behoefte aan detailplanning
• nooit meer herplannen
• veel minder overhead

Resultaten bij klanten:

• hogere efficiency
• hogere snelheid

Dus: Hou op met detailplanningen. Hou op met schedulen. Het geeft alleen maar valse zekerheden in een dynamische / complexe omgeving.


Jan Willem Tromp