In een omgeving waarin een aantal collega's tegelijk in meerdere projecten moeten werken, komt een extra complexiteit kijken. Ook al hebben de projecten geen onderlinge afhankelijkheid dan toch maakt het gemeenschappelijk gebruik van enkele collega's ze afhankelijk van elkaar.
Hoe moet je nu omgaan met deze complexiteit? Een schedule maken over de projecten heen? Ik weet dat veel bedrijven dat proberen te doen. Zij maken dan afspraken wanneer een medewerker gaat werken voor het ene project en wanneer voor het andere. Daarnaast zijn er ook software pakketten beschikbaar die het optimale schedule uitrekenen over alle projecten heen. Werkt dit? Neen. De reden is simpel, in de wereld van multi projecten is de onzekerheid veel te groot. Een gemaakt schedule is de volgende dag alweer achterhaald. In de academische wereld is 30 jaar onderzoek naar het beste schedulings mechanisme gestrand in schoonheid.
Schedulen is geen optie. Heeft u ervaring met deze problematiek, kijk dan eens naar deze oplossing.
Resource Management
We scannen continu of de aanwezige capaciteit voldoende is voor de belading die voortkomt uit alle projecten. Tevens checken we of deze capaciteit ook daadwerkelijk oplevert wat nodig is. Het is nu vooral zaak ervoor te zorgen dat de gemiddelde output gelijk is aan de belading. Wij drukken dit alles uit in de eenheid manuur per uur. Zolang dit goed gaat, zullen er geen onverwachte wachtrijen optreden bij de resources en zullen hierdoor de projecten niet vertraagd worden. Wordt er echter een bottleneck geconstateerd, dan is het zaak zo snel mogelijk deze op te lossen.
Prioriteiten
Daarnaast berekenen we elke dag wat de eerst volgende opdracht zou moeten zijn. Dit is gebaseerd op een geavanceerd prioriteiten mechanisme. De prioriteit van vandaag kan afwijken van morgen. Dit hoort bij de hoge mate van onzekerheid in een multi project omgeving. Het credo is eerst een taak afmaken en dan pas kijken wat de volgende taak moet zijn volgens de prijslijst.
De ervaring leert dat elke multi project organisatie minimaal een zwaar overbeladen resource groep heeft. Deze vertraagt alle projecten, echter zij kunnen er meestal zelf niets aan doen. Het constateren van deze bottleneck is in de regel al voldoende om de projecten weer te laten stromen. Dat is ook de reden dat onze methodiek FLOW MPM heet.
Bijkomend voordeel is dat voor deze berekeningen je alleen maar een netwerkplan per project nodig hebt met per taak een inschatting van de benodigde manuren (niet duur maar werk) en de benodigde resource(groep). Daarna hoef je dit plan niet meer aan te passen (dus geen overhead) tenzij er een scope wijziging is. Kortom, herplannen (schedulen) is niet meer nodig.
Voor meer info kijk op http://glow-management.com/flow-mpm/
Geen opmerkingen:
Een reactie posten