Werkdruk is hot, maar hoe druk je werk uit?

Het thema werkdruk is momenteel zeer actueel. We weten de gevolgen van overbelading; stress, vertraging, verzuim, extra vergaderingen, etc. Met als grootste gevaar dat de organisatie belandt in een vicieuze cirkel. Uit ervaring weet ik dat het voor medewerkers moeilijk is om aan te geven dat de werkdruk te groot is. Het is een gevoel en moeilijk meetbaar. Is de werkdruk enkel het werk dat al op je bureau ligt, of is het meer? Dit ligt er een beetje aan. Voor velen zal de werkdruk bestaan uit het werk dat op zijn of haar bureau ligt. Maar voor velen ligt dat toch anders.

De werkdruk komt voort uit de hoeveelheid manuren en uit de tijd die men krijgt om deze manuren te verzetten. Zelfs als we redelijk in staat zijn de manuren in te schatten dat nog is het niet eenvoudig de werkdruk te bepalen. Dat komt omdat een deel van het werk nog niet op het bureau ligt. Het ligt nog stroomopwaarts bij collega's of het wacht nog op vrijgave totdat de klant het contract getekend heeft. Uitgaan van een projectplan is niet voldoende omdat je niet weet hoeveel tijd je nog hebt op het moment dat het werk bij je komt. Iedereen weet dat in werkelijkheid een project niet volgens plan verloopt. 

In een situatie van een medewerker die in meerdere projecten tegelijk moet acteren (Multi Project Organisatie) heb ik de volgende oplossing uitgewerkt en pas het ook toe voor mijzelf. Ik ben in staat op basis van de project netwerken met inschatting van de manuren en een beperkt aantal milestones de totale werkdruk te meten van een persoon. Ik heb dus geen gedetailleerde Gantt chart nodig. Grafisch ziet de werkdruk als volgt uit:

De stippellijn is mijn capaciteit 0,75 manuur per uur. De blauwe lijn is mijn belading. Het is duidelijk veel te hoog. Dat betekent dat ik keuzes zal moeten maken. Maar ik kan dat niet alleen omdat ik deel uit maak van diverse projecten. Overigens, deze overbelading wordt wellicht niet veroorzaakt door mijzelf maar kan ook veroorzaakt zijn door vertraging bij collega's stroomopwaarts.

Van belang is nu het gesprek dat plaatsvindt tussen leidinggevers, project managers en medewerkers. Wij voorzien de organisatie van bovenstaande grafieken. De organisatie zelf zal ervoor moeten zorgen dat de werkdruk gebalanceerd wordt met de beschikbaarheid aan capaciteit. Als dat gebeurt, zie je de snelheid en output van de projecten enorm toenemen. Dat laten mijn klanten telkens weer zien.