Elementen die de (in)-efficiency en de doorlooptijd in een Multi project organisatie bepalen:

Multi Project Management is complex. Kijk hieronder naar een aantal herkenbare elementen.

1.     Reserves in manuren die verborgen zitten in de taakschatting. Oorzaak is de onzekerheid over de inschatting. Door op veilig te spelen denken we de onzekerheid te reduceren. Echter, het effect is dat de reserves altijd opgebruikt zullen worden.

2.     Reserves in duur die verborgen zit in de taakschatting. Oorzaak is de onzekerheid over de beschikbaarheid van resources op het moment dat ze nodig zijn in de uitvoering. Echter, het effect is dat de reserves altijd opgebruikt zullen worden.

3.     Multi Tasking. Belangrijke medewerkers zijn gelijktijdig nodig in meerdere projecten. Hun beschikbaarheid wordt verdeeld over meerdere projecten in een week waardoor deze medewerkers continu moeten overschakelen van het ene onderwerp naar het andere voordat zijn hun activiteiten afronden. Het omschakelen kost capaciteit en gaat daarnaast ten koste van de kwaliteit.

4.     Teveel werk onderhanden. De wachttijd op resources neemt toe waardoor projecten langer duren dan gepland. Multi tasking lig dan op de loer.

5.     Bovenstaande 4 punten verhogen het risico dat projecten buiten budget en tijd dreigen te geraken. Daardoor neemt de druk op mensen toe, Multi tasking neemt toe en motivatie neemt af.

6.     Ingeval van 4 is men geneigd nog meer reserves in de volgende projectplannen te stoppen. Een vicieuze cirkel.

7.     Performance indicatoren die druk leggen op het halen van de schatting. De neiging ontstaat om reserves te verbergen in de schatting en nooit eerder op te leveren.

8.     Prioriteiten systeem gebaseerd op projectplanningen met geplande startdatum of einddatum. Dit systeem kijkt alleen naar de data van de individuele taak en niet meer naar de toestand van alle projecten in de uitvoering. Daarnaast wordt het resterende werk van opvolgende taken volledig genegeerd.

9.     Vertragingen in de voortgang bij een resourcegroep heeft (in)direct gevolg voor alle lopende projecten die deze resourcegroep nog nodig hebben. Deze vertraging werkt als een domino-effect door de organisatie. Het ontbreken van de Planning & Control op resourcegroepen maakt het domino-effect pas veel later zichtbaar bij de projectvoortgang. En dan is het al te laat.